Molte e-mail che leggiamo nei posti di lavoro sono frutto di pensieri veloci, errori, poche idee o dai toni sbagliati. Ecco qualche piccolo suggerimento per inviare mail che diano serietà alla vostra persona, al lavoro e al contenuto.
La mail è ormai uno strumento di lavoro fondamentale per tutti
Il lavoro d’ufficio tra le diverse competenze vuole anche una certa precisione, sicurezza, velocità e completezza di informazioni per quanto riguarda l’invio dell’e-mail. La posta elettronica è diventata probabilmente lo strumento principale negli uffici: si può inviare e ricevere ovviamente dal personal computer ma ormai la stragrande maggioranza delle persone lo fa dalle app sul cellulare in una maniera più veloce, facile e completa. La sicurezza è un aspetto importante, spesso ci esponiamo a rischi dati dalla sicurezza digitale: in questo senso serviranno business mail.
Sicurezza ma anche professionalità, contenuti e rapporto con l’interlocutore
In Italia in pochi hanno ancora conoscenza sui veri rischi dell’esposizione al digitale (il 16% delle Pmi). Quelle piccola percentuale però, fatto spesso di aziende, stanno organizzandosi in questo senso contro gli attacchi cyber. Se torniamo alla qualità beh la capacità di saper scrivere al computer in maniera veloce il più delle volte può portare ad un testo e ad una scrittura con tonalità completamente sbagliate. Bisognerà rimanere sempre altamente professionali e umani affinché il contenuto sia centrato, rispettoso, educato e giusto. Una mail non va scritta a caso a maggior ragione quando si tratta di una posta elettronica con contenuti lavorativi. Spesso a rimetterci è il nome dell’ufficio, dell’azienda o del professionista titolare di quell’indirizzo.
L’Importanza dell’attacco e della fine del testo della mail
Ci sono delle regole da seguire. Una sorta di Galateo 4.0 da rispettare per avere e produrre Mail altamente professionali e al riparo da pericoli digitali. Bisognerà specificare subito l’oggetto della mail stessa. La sua mancanza potrebbe dare un senso di contenuto vago: chi leggerà dovrà subito rendersi conto di cosa vorrete parlare. Anche l’attacco della mail stesso sarà importante, dovrà essere chiaro e soft allo stesso tempo, cordiale ma non lungo e noioso. Entro due o tre righe bisognerà subito andare dritto al punto: la chiarezza è importante all’inizio di una mail così la chiusura che dovrà essere morbida e non apparire come un ordine.
L’uso delle virgole, rispondere sempre, scrivere nome e contatti
Molto importante sarà anche l’uso della punteggiatura. Le virgole possono addolcire il testo, danno meno la sensazione che si tratti di un ordine al contrario del punto. Rileggere attentamente, scrivere con attenzione e concentrare il contenuto in poche parole sarà molto importante. Allo stesso modo sarà fondamentale anche rispondere, sempre e comunque. Evitando di farlo si potrebbe passare da persone distratte o peggio disinteressate. Ed infine, proprio a termine dello scritto bisognerà apporre sempre la propria firma accompagnata dai contatti e ovviamente anche dal ruolo e della professione che si ricopre in cui la determinata azienda o nel proprio ufficio. Con queste piccole regole riuscirete a comporre una mail giusta, che abbia i toni adatti nei confronti del vostro interlocutore lavorativo. Un messaggio inviato cordiale, deciso, con i giusti contenuti che vi identifichi anche sotto l’aspetto della buona comunicazione scritta.
